Neu in einem Unternehmen zu beginnen, ist nicht leicht. Umso schwieriger ist es für Mitarbeiter, sich in ein Team einzufügen, wenn das Onboarding vorwiegend digital stattfindet. Vor welchen Herausforderungen stehen sie und wie sieht die Einarbeitung bei der Gothaer aus? Schließlich hat zum 1. Januar Thomas Bischof seinen neuen Job als Vorstandsvorsitzenden begonnen.

Auch der Chef fängt mal neu an

Über seinen ersten Tag bei der Gothaer hat Thomas Bischof in unserem Podcast mit der NewFinance-Redakteurin Stephanie Gasteiger gesprochen. Wie gelingt ein warmherziger Empfang trotz leerer Büros und hauptsächlich digitalen Vorstellungsrunden? “In einer normalen Zeit wäre ich von Team zu Team gegangen und hätte nach drei Monaten so langsam alle kennengelernt”, sagt Bischof. “Das wäre intensiver als in Skypekonferenzen gewesen.” Dennoch sieht der Vorsitzende auch Vorteile darin, digital in ein neues Unternehmen zu starten. “Durch Skypekonferenzen können wir uns viel schneller sehen als in einem persönlichen Meeting.” Wichtig sei, wie die Mitarbeiter mit den gegebenen Umständen umgingen, sagt Bischof und fügt lobend hinzu: “Ich bin mir sicher, dass mittlerweile alle so gut und professionell im Umgang mit diesen Medien sind, dass wir alle das Beste daraus machen.”

Drei Phasen zum effizienten Onboarding

Damit Mitarbeiter sich gut in ihr neues Arbeitsumfeld integrieren können, gibt es laut dem Fachinformationsportal wirschaftswissen.de drei Phasen für den Arbeitgeber.

Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag ist es wichtig, sich auf den neuen Kollegen vorzubereiten. Das bedeutet, dass der Arbeitsplatz fertig und funktionstüchtig eingerichtet sein sollte – eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber nicht in jedem Unternehmen der Fall. Ein guter erster Eindruck gelingt nur einmal. Dieser entscheidet auch, wie neue Kollege sich entwickeln und wieviel Motivation sie für die neuen Aufgaben zeigen.

Das beinhaltet auch, schon vor Arbeitsbeginn neue Mitarbeiter mit Informationen zu versorgen. Sie sollen das Gefühl bekommen, schon jetzt Teil des Teams zu sein. Die Gelegenheit bietet sich etwa bei einer Vorstellungsrunde – sei es persönlich oder digital – um vorab die Kollegen kennenzulernen. Für eine strukturierte Einarbeitung können Stichwortzettel mit den wichtigsten Punkten hilfreich sein, um neue Mitarbeiter nicht mit Informationen zu überschütten. Trotzdem ist es normal, dass zu Beginn Fragen entstehen. Hierzu ist es sinnvoll, einen Paten als Ansprechpartner abzustellen, der dem neuen Kollegen zur Seite steht.

Phase 2: Der erste Arbeitstag ist gekommen. Für die Führungskraft beginnt der Perspektivwechsel: Wie fühlt sich der neue Mitarbeiter in dem fremden Arbeitsumfeld? Passt er überhaupt ins Team? Vermutlich wird er Druck verspüren, sich und sein Können zunächst beweisen zu müssen. Der Empfang sollte deshalb so positiv wie möglich gestaltet werden. Das legt den Grundstein für einen professionellen Onboarding-Prozess. Darüber hinaus sollten Informationen nicht nur mündlich vermittelt werden, sondern schriftlich zusammengefasst dem neuen Mitarbeiter als Gedächtnisstütze dienen.

Phase 3: In der Probezeit zeigt sich, inwiefern die gegenseitigen Erwartungen übereinstimmen. Je genauer der Einarbeitungsplan ist, desto effizienter gelingt der Übergang in die neuen Aufgabengebiete. Folgende Punkte sollte dieser beinhalten: Zu welchem Zeitpunkt wird der neue Mitarbeiter in welches Aufgabengebiet eingeführt, welche Informationen benötigt er hierfür und wer vermittelt ihm diese?

Führungskräfte einarbeiten: Die Kunst, nicht im Weg zu stehen

Eine gut strukturierte Einarbeitung ist nicht nur für Angestellte die Basis für eine künftige Zusammenarbeit. Auch Thomas Bischof musste als neuer Chef an seinem ersten Tag zunächst lernen, wie er im Podcast erzählt. “Ich habe einen riesigen Datensatz bekommen, über den ich mich einlesen kann.” Zudem hätten ihm Kollegen in Meetings, Gremien oder Projekten geholfen, “auf Ballhöhe” gebracht. Als Chef neu in ein Unternehmen zu kommen, beschreibt der Vorsitzende wie folgt: “Man kommt in einen Bereich hinein, der typischerweise davon geprägt ist, dass Dinge gerade am Laufen sind und Sachen passieren.” Gute Chefs stünden einem funktionierendem Team nicht im Wege. Seine Aufgabe sieht er anfangs darin, mit Energie die laufenden Projekte zu verstehen und zu erkennen, an welcher Stelle er helfen könne. Auch als Chef sei es wichtig, “anzukommen und an der Hand genommen zu werden”, um sich wohl zu fühlen.

Persönlich oder digital: Onboarding aus eigener Sicht

Auch wir bei der NewFinance Mediengesellschaft haben diesen Prozess Anfang des Jahres erfahren. Die Redakteurin Brigitte Mellert erlebte ihren ersten Arbeitstag digital. Auch wenn so der Schritt in ein neues Unternehmen erschwert ist, haben sie die Kollegen sehr herzlich aufgenommen und schnell ins Team integriert. Wenige Wochen später folgte Lisa Mayerhofer in die Redaktion. In ihrem Fall war es möglich, sie vor Ort einzulernen. Ihr hat der persönliche Austausch den Einstieg ungemein erleichtert. Die gemeinsame Mittagspause, der Kaffeeklatsch und die persönlichen Gespräche im Büroalltag sorgten dafür, dass sie sich schnell als Teil des Teams fühlte und motivierter und selbstbewusster arbeitete.

Ein Unternehmen darf nicht vergessen: Wer neu anfängt, muss nicht nur alle Arbeitsprozesse erst einmal kennen und verstehen lernen, sondern auch die Dynamiken und Befindlichkeiten innerhalb eines Teams. Abstimmungen, Rückfragen und Missverständnisse lassen sich leichter zwischen Tür und Angel klären, als digital in einem Chat oder per Anruf. Eine offene und emphatische Feedback- und Fehlerkultur ist deshalb besonders wichtig, wenn große Teile des Teams im Homeoffice arbeiten.

Titelbild: © Alex Muchnik

Brigitte Mellert

Ihr Journalismus-Studium und ihre Redakteursausbildung zogen sie vor Jahren aus München weg nach Schwaben. Nun, zurück in der neuen alten Heimat, durchforstet sie als Online-Redakteurin die Finanzwelt nach spannenden Geschichten. Dort fündig geworden, verbringt sie ihre Freizeit am liebsten in der Natur auf dem Rad oder beim Wandern in den Bergen.

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