Die DSGVO ist am 25 Mai 2018 in Kraft getreten: Sie normiert für alle, die personenbezogene Daten verwenden, verarbeiten, speichern oder weitergeben umfassende rechtliche Neuerungen. Gerade Versicherungsmakler arbeiten regelmäßig mit personenbezogenen Daten. Für sie ist eine Auseinandersetzung mit den neuen Regelungen unerlässlich. Was müssen Vermittler künftig beachten und wie unterstützt sie die Gothaer dabei? Wir haben mit Frank Richter, Abteilungseiter bei der Gothaer im Bereich “Grundsatzfragen und Vertragssysteme” gesprochen.
Herr Richter, die Datenschutz-Grundverordnung ist kürzlich in Kraft getreten. Seit dem 25. Mai ist sie rechtlich bindend. Bietet die Gothaer Hilfestellung an? Wenn ja, welche?
Frank Richter DSGVO
Frank Richter über die DSGVO im Interview

Frank Richter: Wir haben den Vermittlern im Maklerportal schriftliche Informationen nebst Checklisten und Arbeitshilfen zur Verfügung gestellt. Zudem steht unseren Vertriebspartnern im Maklerportal ein E-Learning-Programm zur Verfügung, das einen guten Überblick über die DSGVO gibt. Da es sich beim Datenschutz allerdings um ein länderspezifisches Thema handelt, können beispielsweise Behörden in anderen Bundesländern die Empfehlungen der Gothaer auch unterschiedlich bewerten.

Zur Umsetzung der DSGVO wird empfohlen, dass Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – Prozesse festlegen und ein Prozesshandbuch erstellen. Welche Punkte dürfen dabei nicht fehlen? Stellt die Gothaer Maklern hier Unterlagen zur Verfügung?

Frank Richter: Auch dazu haben wir Muster zur Verfügung gestellt, an denen sich der Vermittler orientieren kann. Dabei ist wichtig, dass sich der Vermittler mit seinen Prozessen befasst im Hinblick auf die Datenerhebung, -erfassung und –speicherung Gedanken macht.

Müssen Makler bei der Speicherung der Daten ihrer Bestands- oder ehemaligen Kunden etwas beachten? Müssen diese erneut darüber informiert werden?

Frank Richter: Nein, Bestandskunden müssen nicht informiert werden, hierzu besteht keine rechtliche Notwendigkeit. Die Einwilligung wird im Rahmen bereits bestehender Kundenbeziehungen als gegeben vorausgesetzt. Wurden jedoch nach dem 25.05. Daten neu erhoben, muss die betroffene Person im Rahmen der Informationspflichten umfassend informiert werden.

Bereits bei der Nutzung von Onlinerechnern findet eine Weitergabe von Daten an Dritte statt. Was müssen Makler hierbei zukünftig mit ihren Kunden abklären und beachten?

Frank Richter: Wichtig ist, alle „Außenauftritte“ datenschutzkonform zu gestalten. Dazu gehört auch der eigene Web-Auftritt. Hier müssen die Vermittler ihren Informationspflichten Darüber hinaus empfiehlt es sich im Bereich der besonders geschützten Personendaten mit Einwilligungen zu arbeiten. Andernfalls könnte bereits bei Risikovoranfragen oder der Angebotserstellung sowohl ein datenschutzrechtliches, als auch ein strafrechtliches Risiko entstehen.

Wer braucht einen Datenschutzbeauftragten? Und was sind seine konkreten Aufgaben?

Frank Richter: Diese Frage ist gegenwärtig noch nicht abschließend geklärt und wird zur Zeit in der Branche und den Medien kontrovers diskutiert. Eines steht jedoch bereits fest: Vermittlerbetriebe, in denen 10 Personen oder mehr Daten verarbeiten ,unabhängig von Voll- oder Teilzeit, benötigen auf jeden Fall einen eigenen Datenschutzbeauftragten, der auch der Datenschutzaufsicht zu benennen ist!

Vermittlerbetriebe, in denen 10 Personen oder mehr Daten verarbeiten ,unabhängig von Voll- oder Teilzeit, benötigen auf jeden Fall einen eigenen Datenschutzbeauftragten

Der Arbeitgeberverband der Deutschen Versicherungswirtschaft  (AGV) hat  zu diesem Thema in seinem Rundschreiben vom 25.05.2018 darüber informiert, dass mit dem Landesdatenschutzbeauftragten Nordrhein-Westfalen (NRW) geklärt wurde, dass Vermittlerbetriebe mit weniger als 10 Personen keinen eigenen Datenschutzbeauftragten benötigen. Aber: Wie bereits erwähnt, ist Datenschutz  Ländersache – das heißt, andere Landesdatenschutzbeauftragte können diese Frage rechtlich durchaus anders beurteilen.

Brauche ich als Makler ein „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“ und wie sieht dieses aus?

Frank Richter: Ja, Art. 30 DSGVO fordert von den Vermittlern die Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten. Auch dazu haben wir ein Muster zur Verfügung gestellt.

Was darf in der Datenschutzerklärung nicht fehlen? Welche Punkte müssen neu aufgenommen werden?

Frank Richter: Zu den Neuerungen gehört die Pflicht zur Nennung der Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Hierbei gilt jedoch nach wie vor der Grundsatz des Verbots mit Erlaubnisvorbehalt. Daneben sind die neuen Informationspflichten im Hinblick auf die Rechte der Betroffenen zu beachten. So ist darüber zu informieren, dass es ein Recht auf Auskunft über alle von ihm gespeicherten Daten und auch ein Recht auf Löschung und Korrektur dieser Daten gibt. Ferner ist ein Hinweis auf die Widerrufsmöglichkeit zu erteilen. Neu ist zudem die Aufklärungspflicht zur Möglichkeit der Einschränkung bei der Datenverarbeitung, zum Widerspruchsrecht und zum Beschwerderecht des Betroffenen bei der Datenschutzaufsichtsbehörde.

Neu ist zudem die Aufklärungspflicht zur Möglichkeit der Einschränkung bei der Datenverarbeitung, zum Widerspruchsrecht und zum Beschwerderecht des Betroffenen bei der Datenschutzaufsichtsbehörde.

Ebenso muss künftig ein Hinweis auf das Recht zur Datenübertragbarkeit gegeben werden. Der Hinweis auf die Widerspruchsmöglichkeiten muss dabei in besonders hervorgehobener Form erfolgen, damit sich dieser Teil der Datenschutzerklärung schon optisch abhebt. Sofern im Unternehmen ein Datenschutzbeauftragter vorhanden ist, gibt es eine Pflicht zur Nennung der Kontaktadresse.

Makler arbeiten mit einer Vielzahl an Partnern zusammen wie beispielsweise Vergleichsportalen oder Cloud-Services: Was muss in der Zusammenarbeit mit ihnen in Hinblick auf die DSGVO geprüft werden?

Frank Richter: Schon bisher war die Zusammenarbeit mit solchen Vertragspartnern im Wege einer Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung vertraglich verbindlich zu regeln. Da die DSGVO weiter als das bisher gültige BDSG geht, müssen bereits bestehende Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarungen insoweit nochmals geprüft und notfalls neu gefasst werden (Neuer Terminus: Auftragsverarbeitung). Falls noch überhaupt keine solche Vereinbarung besteht, so sollte dies zügig nachgeholt werden.

Stichwort Neukunden-Akquise: Inwieweit dürfen personenbezogene Daten, die frei zugänglich im Internet erhältlich sind, verarbeitet, gespeichert und zur Kontaktaufnahme verwendet werden?

Frank Richter: Bislang war in § 28 Abs. 1 Nr. 3 BDSG eine Privilegierung für den Umgang mit allgemein zugänglichen personenbezogenen Daten enthalten. Das heißt, es durfte grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass allgemein zugängliche Daten nur dann nicht verarbeitet werden dürfen, wenn schutzwürdige Interessen des Betroffenen gegen eine Verarbeitung und Speicherung offensichtlich überwogen. Diese Privilegierung wurde jedoch in die Datenschutz-Grundverordnung nicht übernommen. Es gilt vielmehr nun der Grundsatz des Verbots mit Erlaubnisvorbehalt. Lediglich in Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO findet sich für besondere Kategorien personenbezogener Daten eine Ausnahme vom grundsätzlichen Verarbeitungsverbot.

Lediglich in Art. 9 Abs. 2 lit. e DSGVO findet sich für besondere Kategorien personenbezogener Daten eine Ausnahme vom grundsätzlichen Verarbeitungsverbot.

Wir gehen aber davon aus, dass zumindest dann, wenn ein sogenanntes „berechtigtes Interesse“ besteht, Daten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie zum Beispiel Telefonverzeichnisse, Handels- und Vereinsregister, Melderegister, Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Presse, Internet und andere Medien) zulässigerweise entnommen oder erworben wurden, verarbeitet werden dürfen. Ungeachtet der Zulässigkeit ist der Betroffene natürlich über die Verarbeitung seiner Daten zu informieren, und das gemäß Art. 14 zusätzlich über die Quelle der Daten sowie deren Kategorien wie beispielsweise Stamm- oder Kontaktdaten.

Häufig ist in Fachmedien zu lesen, viele Makler fühlten sich schlecht auf die DSGVO vorbereitet. Verstoßen sie nun unabsichtlich gegen die Verordnung. Ist ihre Existenz dadurch gefährdet?

Frank Richter: Wir gehen davon aus, dass hier von allen Seiten „mit Augenmaß“ vorgegangen wird.

Vielen Dank, Herr Richter, für das Gespräch.

Weitere Informationen wie Arbeitshilfen und Checklisten erhalten Vermittler im Maklerportal.

Titelbild: ©markus dehlzeit/ fotolia.com

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