Die große Mehrheit der Deutschen schreibt regelmäßig E-Mails. Laut Statista ist der Anteil der Deutschen, die das Internet zum Versenden und Empfangen von E-Mails nutzen, zwischen 2002 und 2021 von 38 Prozent auf 80 Prozent angewachsen. Dementsprechend groß ist der Grad der Professionalisierung – wer eine E-Mail schreibt, erwartet, dass der Sender die Materie beherrscht. Allerdings gilt es dabei auf einige Fallstricke und Fehlerquellen zu achten. Wir geben sechs Tipps für geschäftliche E-Mails.
Betreff und Thema
Eine gute E-Mail geht schon bei der Betreffzeile los. Auf einen Blick muss dem Empfänger klar sein, was er grob von der Mail zu erwarten hat. Und dann sollte auch der Inhalt dazu passen. Sender sollten möglichst bei einem Kernthema bleiben und so wenig abschweifen wie möglich – und wenn, dann nur sofern weitere Erklärungen des Kernthemas notwendig sind. Je kürzer und leichter verständlich die E-Mail ist, umso besser. Unterteilen Sie die E-Mail in kürzere Abschnitte, um die Lesbarkeit zu verbessern. Vor allem am Handy könnte das Lesen den Empfänger sonst anstrengen.
Immer an den Empfänger denken
Wie wirkt die gerade getippte Mail auf Sie selbst? Eine Knigge-Grundregel besagt, dass der Schreiber sich vor dem Absenden stets in die Position des Empfängers versetzen und den Text noch einmal lesen sollte. Das kann dabei helfen, eventuelle Fehltritte zu erkennen und zu korrigieren, bevor diese für peinliche Momente sorgen. Bei eigenen Botschaften gilt es konservativ zu bleiben, bei eingehenden Mails dagegen ist eine liberale Einstellung hilfreich. Wenn andere sich nicht an die üblichen Gepflogenheiten halten, ist das kein Freifahrschein für eigene Entgleisungen. Wer hier souverän bleibt, steht am Ende besser da.
Nur den notwendigen Empfängern senden
Jede E-Mail kostet Zeit – vor allem dann, wenn sie gar nicht an Sie gerichtet ist. Einfach auf „allen antworten“ klicken ist leicht, aber gerade bei Mails mit vielen Empfängern kann das ein Fehler sein. Es empfiehlt sich, zunächst zu prüfen, wer die Mail überhaupt abgeschickt hat, und dann je nach Einzelfall zu entscheiden, ob tatsächlich alle bisherigen Empfänger eine Antwort brauchen.
Immer höflich bleiben
Das mag recht vage klingen, und tatsächlich umfasst „Höflichkeit“ in E-Mails mehrere Punkte. Karrierebibel schlägt zum Beispiel vor, sowohl auf Ironie als auch auf Emojis zu verzichten. Ersteres ist in Schriftform nicht immer klar erkennbar (nicht umsonst sieht man in den sozialen Medien häufig das /s, das Sarkasmus anzeigen soll), zweiteres gilt gerne mal als zu verspielt. Außerdem ist die Anrede „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr …“ besser als ein lässiges „Hey“. Natürlich kommt es jedoch auch darauf an, wie die Beziehung zwischen Sender und Empfänger gestaltet ist.
Zwischen Lesebestätigung und Priorität
Das rote Ausrufezeichen verspricht einen dringenden Inhalt der Mail. Darum sollten Sender stets sicherstellen, dass diese Mail auch wirklich dringend ist. Falls nicht, können sich Empfänger erstens schnell belästigt fühlen und zweitens kann die Wirksamkeit der Priorität „abnutzen“. Für Sender gilt es daher, mit Prioritäten als auch mit Empfangsbestätigungen sparsam umzugehen und sich die Frage zu stellen, ob diese tatsächlich notwendig sind.
Eine Signatur für alle Fälle
Die Signatur ist so ein Fall für sich – viele Unternehmen geben den Rahmen dafür, wie eine Signatur aufgebaut sein muss, bereits vor. In anderen Fällen sollten die Schreiber auf jeden Fall darauf achten, dass die Signatur keine Rechtschreibfehler enthält. Sowohl die Funktion und die Firma als auch die Kontaktdaten müssen klar erkennbar sein. Weitere Pflichtangaben können je nach Unternehmen variieren. Und wer von unterwegs aus schnell eine Mail schreiben muss, aber nicht auf sein geschäftliches Konto zugreifen kann, dem rät GQ dazu, eine neutrale Ausweichadresse zu wählen.
Abschließend kommt es natürlich auf das Gegenüber an, ob geschäftliche E-Mails eher eine ernste oder lockere Tonalität haben dürfen. Wer sich bereits gut kennt, für den können einige dieser Regeln je nach Fall „aufweichen“.
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