Mit dem Ordnungssystem A-P-DOK® besiegt Edith Stork jedes Chaos. Sie hat schon in allen Branchen aufgeräumt: bei Ärzten, Apotheken, Kleinbetrieben und Versicherungsmaklern. Das Vorgehen ist immer gleich: Dokumente, sortiert nach drei Kategorien, alphabetisch abheften. Das ist ein Gewinn für Teamfähigkeit und Zeitersparnis im Betrieb – und klappt überall.

“Clear Desk”: jeden Abend

Die Schreibtischplatte ist schon nicht mehr zu sehen: Papierstapel, Notizzettel, Post-its am PC-Monitor, ausgedruckte Mails daneben. In der Ablage türmen sich die Dokumente. Das ist Chaos – und sieht nach Überlastung aus: „Ein voller Schreibtisch bedeutet immer viel Arbeit.“ Für Edith Stork ist das „der größte Irrtum“. Sortieren mit System, richtig abheften oder wegwerfen und nie mehr suchen müssen: Das ist die eigentliche Aufgabe. Dafür hat Stork ein System entwickelt: A-P-DOK®. Wo sie war, gibt es keine vollen Schreibtische. Jeden Abend: Clear Desk.

Das System funktioniert überall

Angefangen hat alles mit einer Kiste Champagner. „Als Teilzeitangestellte bei einer namhaften Firma kam ich in ein Büro, wo ich nichts finden konnte“, erinnert sich Stork. Sie ging zu ihrem Chef und sagte, dass sie nicht tippen, sondern aufräumen wolle. Niemand würde für Ordnung als Produkt Geld ausgeben, war sich ihr Chef sicher und wettete um eine Kiste Champagner. „Die hab ich gewonnen und ausgetrunken“, sagt die Unternehmensberaterin. Dass ihr Plan funktioniert, hat Stork nie bezweifelt. „Ich wusste, dass ich als Erste diese Idee hatte, und was bei so einer großen Firma klappt, muss woanders auch klappen“, sagt sie. Der Erfolg gibt ihr recht. Sie hat erkannt, dass ihr System überall anwendbar ist.

Zum Beispiel bei der Firma VonRoll, ihrem ersten Kunden in der Schweiz, später Fa. Weltbild in Olten: „Heute ein Vorzeigebetrieb für Anwendung von A-P-DOK®“, so Stork. Drei Tage ist sie vor Ort, schult und kommt zur Abnahme, ob das System korrekt angewandt wurde. Der Name ist patentiert. A-P-DOK® ist ihr Markenzeichen geworden. „Im Prinzip ist es ein Kürzel für kaufmännisches Handeln“, erklärt Stork: „A“ steht für Administration, „P“ für Projekt und „DOK“ für Dokumentation.

Administration, Projekt, Dokumentation: einfache Labels

Administration ist die Verwaltung einer Firma, so Stork: „Damit der Laden läuft.“ Versicherungen, Verträge, Telefonie, Finanzen, Post, Steuererklärungen oder die Nebenkostenabrechnung, Mietverträge, Fuhrpark oder Personal, inklusive der gesamten Buchhaltung, diese Ordner werden mit „A“ gekennzeichnet und alphabetisch sortiert. Innerhalb der Ordner wird ebenfalls in alphabetischer Reihenfolge abgeheftet.

Der Begriff Projekt bezieht sich auf das, womit das Unternehmen am Markt ist: also auf ein Produkt oder eine Dienstleistung. „Alles, womit man Geld verdient“, so Stork. Das sind immer Kunden, sind Aufträge, Konzepte, Verträge. „Die Projektverwaltung- und -abwicklung für jeden Kunden hat in sich nochmals das Prinzip der Struktur A-P-DOK®“, erklärt Stork: „A sind zum Beispiel die Aufträge, Verträge oder die Rechnungen, P ist das Produkt, das ich verkaufe oder die Dienstleistung, die ich durchführe, und DOK die dazugehörige Recherche.“ Auch diese Ordner werden gekennzeichnet, diesmal mit „P“, und alphabetisch abgeheftet.

Die Dokumentation ist die Bibliothek eines Unternehmens. „Was wir lesen“, so Stork. Das heißt Bücher, Zeitschriften, Zeitungen, Broschüren, DVDs und Videos, Gebrauchsanweisungen. Auch diese Schriftstücke werden wie in einer Bibliothek alphabetisch sortiert und abgeheftet, beziehungsweise in ein Regal eingeräumt. Diese Ordner werden als „DOK“ für Dokumentationbezeichnet.

Das System ist zertifizierbar und bildet die Dokumentenführung der DIN EN ISO 9001:2015 ab. Man ist mit A-PDOK ® immer auf der korrekten Seite der Ordnungsstruktur. Egal, ob analog im Büro oder digital auf dem PC übertragen: dieses System klappt überall, Papierwelt und EDV-Welt sind gleich sortiert, also nie mehr suchen!

Wie im Büro, so auch daheim

Auch zu Hause hat Stork alles danach sortiert. Sie wendet ihr eigenes System an und muss nicht suchen, sondern „weiß, wo ich etwas finde“, sagt sie. Ihr Schreibtisch ist aufgeräumt. Keine Spur von Chaos. Nur zwei Pult-Ordner für das aktuelle Tagesgeschäft liegen dort. Zwei Mappen, auf einer steht „A bis Z“, für Aufträge und Kunden ohne Termine, und die andere ist von eins bis 31 nummeriert, für festgelegte Termine und Wiedervorlagen. Übrig bleibt nur noch eine Aufgabe: die Arbeit. Mehr nicht.

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