Der Arbeitsalltag eines Vermittlers ist im Idealfall schon gut mit Kundenterminen ausgelastet. Da sollten administrative Dinge nur Nebensache sein und keinen großen Zeitaufwand erfordern. Wir zeigen fünf Tools, die beim Zeitsparen helfen.

Zeitsparen bei der Organisation

Trello ist ein visuell konzipiertes Planungstool, das bei der Verwaltung und Organisation von Projekten helfen soll. Es ist sowohl als To-Do-Liste mit Periodisierung und Dringlichkeit als auch als Kalender- und Jahresplanungstool einsetzbar. Bei Trello dreht sich alles rund um Karten – diese sind die Grundbausteine zur Organisation von Arbeit auf dem Trello-Board. Von dort aus können Nutzer Task-Zuweisungen, Zeitleisten, Produktivitätsmetriken, Kalender und vieles mehr festlegen.

Neben der Free-Version gibt es bei Trello verschiedene Pakete, je nachdem, wie groß das Unternehmen oder das Team ist. Die Enterprise-Variante für größere Teams fängt in der Preisrange 17,50 US-Dollar (17,75 Euro, Stand September 2022) an.

Slack, das digitale Büro

„Dein digitales Büro“ – so wirbt Slack auf der eigenen Website. Nutzer können sich bei Slack verschiedene Channels zu jedem nur erdenklichen Projekt einrichten. Über diese können sie dann Botschaften oder Dateien miteinander austauschen. Außerdem sorgen die Channels dafür, dass die Unterhaltungen im jeweiligen Chat themenbezogen bleiben. Das Tool eignet sich besonders gut für Unternehmen, deren Mitarbeiter viel Zeit im Homeoffice oder irgendwo auswärts befinden. Es kann die Abstimmung zwischen einzelnen Mitarbeitern oder Arbeitsgruppen verschlanken. Die gesamte Kommunikation an einem Ort – das ist Slack.

Slack kommt in vier Varianten daher: Free, Pro (6,75 Euro, Stand September 2022), Business+ (11,75 Euro, ebenfalls September) und Enterprise Grid.

Wie Awork den Büroalltag erleichtert

Awork ist ein Workmanagement-Tool, das mit verschiedensten Funktionen den Büroalltag erleichtern will. Für das Projektmanagement stellt es Listen, Boards und eine Timeline zur Verfügung. Auf dieser sind alle Schritte bis zum abgeschlossenen Projekt aufgeführt und erleichtern die Übersicht. Weiter bietet Awork Projektvorlagen, Individuelle Rechte und einen Planer für Abwesenheiten und bestimmte Deadlines. Arbeitgeber haben über Funktionen wie die automatische Auslastung, Abwesenheiten, Wochenarbeitszeit und die Kalender-Integration stets den Überblick über die Belastbarkeit des Teams. Und weil das Tool aus Deutschland stammt, unterliegt es den hiesigen Datenschutzgesetzen und ist DSGVO-konform.

Bei Awork gibt es zwei Pakete: Premium kostet im September 2022 um die 10,99 Euro monatlich und die etwas umfangreichere Enterprise-Lösung 15,99 Euro.

Die Verteidigungsfront gegen Identitätsdiebstahl

Sie müssen mit einer größeren Bandbreite verschiedener Web-Zugänge arbeiten? In dem Fall bedeutet ein einzelnes Passwort ein größeres Sicherheitsrisiko. Viel sicherer ist es, für jeden digitalen Zugang ein eigenes Passwort zu erstellen. Keeper hilft dabei, den Überblick zu behalten. Passwort-Manager, Connection-Manager oder Geheimnisverwahrung – Keeper gilt als erste Verteidigungsfront gegen Identitätsdiebstähle. Die Sicherheitsarchitektur des Unternehmens soll Daten und Systemen den benötigten Schutz geben. Das Tool ist einfach einzurichten und zu verwalten, außerdem bietet es schnelle Einblicke sowie Kontrolle und ist dazu noch DSGVO-konform. So dauert die Suche nach dem richtigen Passwort nur noch ein paar Momente.

Die Preise von Keeper sind je nach Nutzergruppe unterschiedlich – sie richten sich an die Gruppen Enterprise und Business, Einzelnutzer und Familie, Schüler/Studenten sowie das Militär und Medizin.

Social Media leicht gemacht

Es muss schnell eine Grafik für einen Social-Media-Post her und kein Mitarbeiter hat die Zeit, um sich groß in Photoshop einzuarbeiten? Kein Problem, Canva ist die Lösung. Das Bildbearbeitungstool ist leicht zu handhaben und schnell noch dazu. Auf einfachste Weise können Mitarbeiter Bilder bearbeiten und mit Vorlagen Banner, Poster oder Social-Media-Posts erstellen. Wer selbst noch keine Vorlagen erstellt hat, kann auf den Fundus von Canva zurückgreifen. Canvas Leistungen erschöpfen sich jedoch nicht im Social-Media-Bereich. Neben Whiteboards und Präsentationen können Nutzer Videos bearbeiten, Druckprodukte erstellen und fürs Marketing allerlei Content erstellen. Zum Beispiel Flyer, Etiketten oder Poster.

Wie bei den anderen Tools hat auch Canva eine Free-Version und verschiedene Pakete, die sich je an das Team richten. Die Variante für Teams kostet 139,90 Euro im Jahr (für die ersten fünf Mitglieder, Stand September 2022).

Bei allen Tools, die Vermittler in ihrem Arbeitsalltag einsetzen möchten, gilt es auf die Herkunft zu achten. Gerade bei Tools, deren Server nicht in Europa stehen, ist es nicht immer klar, ob diese den hiesigen Datenschutzrichtlinien entsprechen.

Titelbild: ©Alena Ozerova/ stock.adobe.com

Lars Nievelstein

Hat Kunstgeschichte und Literatur studiert. Schreibt gerne. So gerne, dass er sich sowohl in der NewFinance-Redaktion als auch in der Freizeit damit beschäftigt. Und sollte er mal nicht schreiben, interessiert er sich für E-Sport, Wirtschaft und dafür, wer gerade an der Börse abrutscht.

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